仕事が終わらない
「いつも仕事が終わらないって言ってるよね」という夫の一言にカチーン！
夫婦喧嘩の火種を投じた自分に気づき、夫は火消しモードに入っています。
でも、いつも仕事が終わらないのはたしかです。
とくに苦手なことの１つにスケジュール管理があります。
１週間先、１か月先、半年先・・・と、さまざまな締切ものがありますが、
ずいぶん先だと思っていても、近づいてくるといつも終わっていないのです。
気づくと予定がパツパツで、まとまって原稿やスライドを作る時間がない！！
これが私の日常です。
Googleカレンダーはじめました
さて皆さまは、どうやってスケジュール管理をされていますか？
コロナ禍で職場の同僚とスケジュールを共有する必要が出てきた時に、
自分の予定もGoogleカレンダーで管理するようになりました。
それまでは、紙の手帳派で、
とくに見開きマンスリーカレンダーを愛用していましたが、
Googleカレンダーにしてよかったことがあります。
- 書くより打つ方が速い
- スマホからもPCからも見られる
- 時間刻みで自分の予定が管理できる
- 予定に地図やURLのメモが入れられる
- 予定がリマインドされてくる
- スケジュールを同僚と共有できる
- 自分の予定と家族の予定の色を変えて管理できる
- 週全体の様子が視覚的にわかりやすい
- Zoom会議が自動的に予定が入る などなど。
いま思い浮かんだだけでも、これだけのメリットがありました。
とくに７・８あたりは、家庭と仕事の煩雑なスケジュール管理をするうえで、
とても重要な要素でした。
たとえば、子どもの授業参観シーズンなど、
行事がつまっている週は、大きい締切ものの仕事は入れないとか。
分刻みスケジュールで、細かいアポイントが続いている時は、
何か大事な予定や締切を忘れないようにリマインドアラームを鳴らすとか。
スケジュールの全体像を「視覚的に」把握することで、自分なりの工夫ができる。
ということに気づいたのは、Googleカレンダーのおかげかもしれません。
Googleカレンダーで仕事枠を確保
あれこれ目新しいものに飛びつきやすい私。
スケジュール管理以外にも、資料管理、データ保存、リマインドなどなど、
様々なアプリケーションが混在ししてしまいやすいのですが。
そうすると、スケジュール管理においても、
「何をどこに入れまったっけ？」と探してばかりで、肝心な時に出てこないのです。
今回、Googleカレンダーと決めたからには、
todoリストやリマインドを、Googleカレンダーに任せることに。
リソースは何かにつけて1つが理想だと思います！
どういうことかと言うと、
たとえば締め切りのある依頼原稿を書かなければいけない時、
いままでは、todoリストを一覧にしていました。
しかしそうすると、最初に書いたように、1月20日が近づいてきた時に焦り始め、
でも、1月18日や1月19日には、他の仕事が当日にぽろぽろと入り、
1月20日の夜になって、終わらないー！！と泣くことになります。
今回の工夫として、早い段階でGoogleカレンダーの空き時間に、
「原稿」という3時間くらいの枠を複数とってしまうことにしました。
これにより、そこに他のミーティングやアポを入れることができなくなり、
確実にtodoの遂行時間を確保できます。
またカレンダーを見るたびに、原稿のことが頭をよぎるのでリマインドにもなり、
どんなことを書こうかと移動中に整理することもできました。
（こんな感じ）
結局は大人も、昨日のブログでお話しした時間枠づくりですね！！
その他にも、Googleカレンダーに、大学に到着するころの時間に30分くらいの枠をとって、
「〇〇さんにTEL、△△を提出、スライド印刷」など、ちょっとした業務のリストを入れています。
これは忘れずに業務が完遂できるというtodoリスト効果があるのはもちろんなのですが、
それだけでなく、大学に到着してから迷うことなく30分でこの業務をこなすことができるので、
到着30分後には、仕事に没頭することができるという仕組みにもなっているのです。
まさに枠づくりで、仕事を効率化できたという１つの成功例です！
これ、もちろん紙の手帳でも可能です！！
時間で区切られているタイプのものもありますし、
もっと大きい枠の方が整理しやすいという方もいらっしゃるかもしれません。
子どもも大人も、時間の工夫で行動目標を達成しやすくなれば、気持ちに余裕が生まれます。
家族の喧嘩も減らし、コミュニケーションを豊かにしていきたいものです。
＞＞過去の投稿もぜひご覧になってみてください
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